Seit 2006 arbeiten am EGB alle Schüler und Lehrer mit einer Lernplattform. Seit 2013 ist die Grundlage dieser Lernplattform Office 365. In Office 365 nutzen wir unsere eigene Domain (alle Schüler und Lehrer besitzen ein Konto in der Namenskonvention Name@egb-koeln.de), unter der auch unser Webserver erreichbar ist (www.egb-koeln.de).
Die Lernplattform ist für alle Bildungsgänge eingerichtet. Genutzt werden die Funktionen Dateiablage über Klassenseiten (Teamwebsites) und einem individuellen Speicherbereich (One Drive). Weitere genutzte Funktionen sind der Klassenkalender (bspw. Termine für Klassenarbeiten, Klassentreffen, Geburtstage) und Mail. LuL und SuS besitzen eine EGB-Mail-Adresse, des Weiteren werden Klassen-, Fach- und Bildungsgangverteiler sowie ein Lehrer- und Schülerverteiler genutzt.
Im Schulprojekt School@Home wird Office 365 als Videokonferenzplattform eingesetzt (Skype). In vielen Klassen (insbesondere IT-Klassen) werden die Unterrichtsstunden protokolliert. Grundlage dafür ist OneNote, welches sowohl online als auch offline für alle Plattformen (Apple, Android, Windows – wichtig für unser Schulprojekt BYOD) kostenlos zur Verfügung steht. Im Schulprojekt BYOD wird verstärkt mit Office Online gearbeitet.
Eingebunden in Office 365 sind eine Raumreservierung für die Internet-Cafes, ein Besprechungsraum, das Selbstlernzentrum und die IT-Projekträume sowie die Ausleihe der mobilen Beamerstationen. Des Weiteren wurde die didaktische Jahresplanung und unsere Vertretungs- und Wocheneinsatzpläne in Office 365 angebunden. Die Benutzerverwaltung in Office 365 wird aus unserem Active Directory (unidirektional) über ein Skript gesteuert.
Das Auslagern der Lernplattform in die Cloud brachte neben der Kostenersparnis auch weitere Vorteile – die Verfügbarkeit, der Virenschutz, die Sicherung der Daten erfolgt nun kostenlos von einem externen Anbieter und entlastet die Aufgaben der Schule ungemein. Der Datenschutz unterliegt europäischem Recht, da die entsprechenden Rechenzentren in Holland und Irland liegen. In der Lernplattform werden nur konzeptionelle Daten (didaktische Dokumente) und Unterrichtsdaten gespeichert. Noten-, Zeugnis- und private Daten der Schüler werden nur innerhalb der Verwaltung verarbeitet und gespeichert. Das Verwaltungsnetz besitzt keine physische Verbindung zum pädagogischen Schulnetz.
Über Office 365 bieten wir allen Schülern auch die Möglichkeit kostenlos Office Pro Plus zu nutzen, d.h. jeder Schüler hat die Möglichkeit sich die aktuellste Office-Version 5-mal auf privaten PCs zu installieren, solange er Schüler unserer Schule ist (d.h. 2500 Lizenzen). Die neueste Office-Funktion MS Teams wird derzeit erprobt.